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CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
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2014
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¿QUE ES UN CUADRO DE
CLASIFICACION DOCUMENTAL?
Hablar de un cuadro
de clasificación documental (CCD) equivale a decir que es el primer instrumento
de descripción de un archivo y el único que permite una visualización conjunta
de los fondos, las relaciones jerárquicas entra los grupos, así como la
institución y la actividad que desarrollan.
Este planteamiento
expone que el cuadro de clasificación documental es el instrumento de
planificación archivada encargada de estructurar lógicamente cada una de las
tareas relacionadas con la organización de archivos, así como la relación causa
efecto de toda la documentación de una entidad o unidad administrativa a lo
largo de su vida institucional (origen, evolución y supresión).
-CUADRO:
Esquema donde se
registran las diversas agrupaciones documentales de un archivo (fondo, sección,
subsección, serie, sub serie y tipo documental), dependiendo de la fase en la
cual se esta trabajando (archivo de gestión, central e histórico).
-CLASIFICACION:
Tipificación de la
documentación de acuerdo con algunas características reestablecidas.
Independientemente del soporte, acceso, tipo de comunicaciones, origen,
destino, etc.
-DOCUMENTAL:
La totalidad de los
documentos del organismo productor (fondo abierto, cerrado o acumulado).
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CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
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Resultado de funciones
comunes y/o fáciles en algunos casos y en otros, de funciones especificas y/o
sustantivas: las cuales responden a procesos y procedimientos establecidos por
la institución.
Estos cuadros de
clasificación documental son el instrumento técnico que refleja la base de un
archivo teniendo en cuenta las atribuciones y funciones de cada dependencia o
entidad productora de los documentos.
¿QUÉ DEBE TENER UN CCD?
Un cuadro de
clasificación documental se compone de los siguientes elementos: fondo, sección
y código.
- FONDO:
que es la parte inferior del cuadro de clasificación documental.
- SECCION:
que es cada fracción en que se divide el cuadro de clasificación documental y
la categoría que es a parte integrada de la clasificación.
- CODIGO:
que es el cuerpo de leyes que forman un sistema completo de legislación sobre
el cuadro de clasificación documental y la recopilación del mismo.
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CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
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En estos cuadros de
clasificación documental se pueden hacer
infinidad d cosas. Por ejemplo: en una escuela se utilizan para la descripción
de archivos como en el control escolar, que maneja varios formatos llamados
“forma redi”. En la cual se hace un archivo de registro de inscripción. Y lleva
lo que es nombre de cada alumno, el número de control, el género, la escuela de
procedencia y numero de curp. Orto archivo seria las listas de calificaciones,
que llevan el plantel, la clave, la materia, el ciclo escolar, la generación,
la matricula, el nombre del alumno, así como los parciales. Alguno otro seria
la correspondencia que lleva los oficios que han sido enviados así como los que
se envían (los elaborados en el plantel), estos están divididos por ciclo
escolar y llevan la sección, a quien va dirigido, y lo que se solicita o desea
pedir. Estos archivos se clasifican por áreas: como son la dirección académica
y la dirección administrativa. Al igual que otra área seria el inventario de la
escuela en donde se controlan todos los activos fijos (todo con que se trabaja)
como el mobiliario, y e equipo. Por lo tanto dentro de ello están los
archiveros, sillas, escritorios, anaqueles, televisores pantallas,
videocaseteras, la bandera, butacas, pintar rones, libros, etc. En fin todo con
lo que se cuenta en el aula. Y todos tienen clave y descripción. Y se ordenan
desde el más viejo abajo, hasta el más nuevo arriba.
Por lo tanto se
puede decir que en una escuela como en todo lugar se puede hacer el uso de
cuadros de clasificación electrónicos. Ya que son de gran ayuda para tener el
control de archivos.
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